コワーキングスペース 代表 鶴田 賢太 こんにちは、春日井コワーキングスペースRoom8オーナーの鶴田です！
最近は、名古屋・春日井を中心に「AIを使った業務効率化」の相談も増えてきて、気づけば“AIコンサルタント”みたいなこともしています。
さて、Room8のDX化シリーズも後半に入り、いよいよ細かい事務作業の自動化に取り組んでいます。
今回のテーマは、「契約内容PDFの自動生成」。
ずっと手動でやってたんですけど、なんなら面倒なときはやってなかったりしてね（笑）
Googleフォームから入会申請を受けたあとに、スプレッドシートを見て、名前・プラン・支払方法などをコピペしてPDFを作って、メールで送る……という流れ。毎回まあまあ時間かかるし、作業としてもめちゃ地味。
だし、そもそも絶対に必要ってものでもないんですよね。
ちゃんと申込フォームで同意も取ってるし、サブスク型のサービスなら「Web申込＋決済」で契約成立してるのが普通。
ただ、やっぱり「ちゃんと契約書を送っておくと安心」っていうのもあって。
そのへんのバランス感をどうするか、っていうのが悩ましいところ。
というわけで今回は、「どうやってこの契約書の部分も自動化できるか？」という構想と、そもそも契約ってどう扱えばいいの？という考え方まで含めて、実務ベースでまとめてみました。
「PDF送ってないとヤバいの？」「電子署名しなきゃダメ？」
そんな疑問を持ってる方にも参考になると思います。
現状の契約処理フローと課題点
今のRoom8では、入会希望の方にはまずGoogleフォームで申請してもらっています。
- 名前
- 希望プラン
- 支払方法（クレカ・請求書・口座振替）
- 規約への同意チェック
……というような項目を入力してもらって、その内容はスプレッドシートに自動で保存されるようにしています。
で、それを見ながら僕が手作業でPDFの契約書を作ってる、というのが現状のフロー。
テンプレートとなるWordファイルに名前やプランをコピペして、日付を入れて、支払方法に合わせて文言を変えて……。
正直、このあたりが一番“AIと無関係”なアナログゾーンなんですよね（笑）
しかも、こういう作業って集中力が必要なわりに、1通仕上げても誰にも褒められない。
にもかかわらず、ミスすると後々めんどくさい問題に発展することもあるという、ちょっとツラいポジション。
たとえば：
- 氏名の漢字を間違えてた（地味に気まずい）
- プランが違っていた（請求内容が合わない）
- 支払方法に関する説明が漏れていた（トラブルの元）
などなど。小さな間違いが後からじわじわ効いてくるタイプの作業です。
そしてもうひとつの問題が、“この契約書って本当に必要なの？”問題。
申込フォームで希望プランを選んで、利用規約に同意してもらってるし、決済もStripeで済んでるなら、すでに契約って成立してるよね？という気持ちもあって。
それでも「PDFを送っておいた方が安心」っていう感覚が自分の中にあって、そこがまた判断をややこしくしてました。
このあたりをどう整理して、自動化に落とし込むかが、次のチャレンジになります。
一般的なサブスクは契約書なんて作らない
たとえばNetflixとかAmazon Primeとか、あるいは最近のSaaS系サービスでも、
「契約書を送りますのでご確認のうえご署名ください」なんて言われること、ほとんどないですよね。
だいたいはこうです：
- Webで申込フォームに入力
- クレカ情報を登録して決済
- 利用規約に同意チェック入れて完了
つまり「申込＋規約同意＋決済」が揃えば、それだけで立派に契約として成立しています。
紙の契約書なんて一切ナシ。電子署名もナシ。これがもう当たり前。
で、これって法律的にも全然問題ないんです。
契約って、“お互いに合意してることが確認できる証拠”があれば成立するので、フォームの送信履歴やメール、決済ログなどがあれば十分証拠になります。
ただ、Room8の場合はちょっと事情が違っていて。
うちはコワーキングスペースなので、個人の方もいれば法人の利用者もいます。
で、法人になると「やっぱり契約書ってちゃんと発行してもらえますか？」って聞かれること、まあまああります。
経理的に「契約書が必要」って言われるケースや、上長の決裁が通りやすくなるという理由で求められることも。
だから僕も、「じゃあPDFで契約書を送っときましょうか」って対応してきたわけなんですが、これって完全なBtoCサービスだったら、正直そこまでやらなくてもいい。
つまりこの契約書って、法律的な意味より“相手との信頼関係のツール”として使われてるんですよね。
でも、信頼関係のために毎回手作業ってのも非効率。
だったら自動で出せるようにしたいよね、というのが今回の構想の出発点です。
Room8で目指す構想：フォーム→PDF→メールまで自動化
というわけで、「契約書は100％必須じゃないけど、必要な場面もある」って整理ができたところで、
じゃあどうやってそのPDF契約書を自動で作れるようにするか？って話です。
目指している流れはこんな感じです：
- Googleフォームで入会申請
- スプレッドシートに自動で保存
- トリガーが走って、GAS（Google Apps Script）で契約書テンプレを読み込み
- 申請内容を差し込んでGoogleドキュメント生成 → PDF化
- 契約書PDFを本人にメール送信（必要に応じて決済リンク付き）
……という一連の流れを、人の手を介さずに一気通貫でやりたいんです。
契約書テンプレはGoogleドキュメントで作成
Wordでもいいんですが、GASと連携しやすいのはやっぱりGoogleドキュメント。
- 「{{name}}」「{{plan}}」「{{start_date}}」みたいなプレースホルダを置いておく
- スプレッドシートのデータで置換して生成
- 自動でPDFに変換＆送信
これなら、新しい会員が申し込みをした瞬間に、PDF契約書が届く仕組みが作れます。
同意はフォームで完結、署名はなし
電子署名サービスは今のところ使っていません。
その代わり、フォームの中に「利用規約を確認し、同意します」にチェックを入れる項目を設けています。
これもログとしてスプレッドシートに残るので、“誰がいつ何に同意したか”が明確に記録される。
加えて契約書PDFを送っておけば、相手にも「内容をちゃんと確認した」という意識が残ります。
この仕組みが完成すれば、
- 手間ゼロ
- ミスゼロ
- それでいてちゃんと安心感がある
という、三方よしの運用が実現できそうです。
僕が目指してるのは「圧倒的な便利さ」＋必要十分な安心感
この仕組みを作ろうと思ったのは、別に「ちゃんと契約書を作らなきゃ！」っていう義務感からじゃないんですよね。
一番は、面倒な作業を減らしたい。
手間をなくしたいし、ミスも減らしたい。
できれば全部、自動でスパッと終わるようにしたい。
そのうえで、「これなら後から問題が起きても安心だよね」っていう、法律的な安心材料がプラスされてる。
その順番です。
実際、これまでRoom8では、法人以外のお客様に契約書PDFを送っていなかったんです。
フォームで申込内容をもらって、規約に同意してもらって、決済まで終わってるなら、もう十分だと思ってたし、実際それでトラブルになったこともありません。
でも法人のお客様の場合は、
「ちゃんと契約書って出してもらえますか？」と聞かれることもあって、
そのときだけ個別にPDFを作って送っていた、という感じ。
だからこそ、今回の自動化は「全員に契約書を出すため」というよりは、
出すときは出せるようにしておく。でもその作業に手間をかけない。
そのための仕組みづくり、なんです。
契約書って、安心材料ではあっても、手間がかかるものではなくしたい。
それが今回の構想のベースにある考え方です。
まとめ：契約書は「ちゃんと送ること」より「どう送るか」
というわけで今回は、Room8の契約処理をどう自動化していくか、その構想をまとめてみました。
契約書って、「送らないと法律的にアウト」ってほどのものじゃないけど、
送っておくと安心できるし、相手にも丁寧な印象を与えられる。
でもそのために毎回手作業で作っていたら、いずれ回らなくなる。
だからこそ、フォーム→PDF→メール送信までを一気通貫で自動化することで、
“ちゃんとした運用”と“圧倒的な便利さ”を両立できるようにしていきたいと思っています。
というわけで、契約書自動生成の構想はこれで一旦完成です。
あとはこれを実装して、日々の業務の中で回していくだけ。
テンプレートは今使っているもの（司法書士さんに作ってもらったやつ）をそのまま活かします。
この仕組みがうまく回り出したら、
「実際に使っているGASコード」や「テンプレの使い方」なども、noteで公開していく予定です。
興味がある方は、ぜひnoteの方もチェックしてみてください👇
それでは、また次回。